今回の記事では「手帳のプロ」である日本能率協会マネジメントセンター企画部部長の青木麻衣也さんに、手帳の活用法について聞きました。

PCやスマホなどのデジタルツールと、手帳やカレンダーなどのアナログツール。どのように使い分けするかを考える前に、まずはそれぞれの強みを整理してみましょう。

まず、デジタルツールの強みは、
・検索しやすい
・他人と共有できる
・フォームが決まっているので入力が簡単
・繰り返しやアラームの設定などもできる
・電車内など移動中でも予定の入力や確認が手軽にできる
・セキュリティ対策ができる

など。

一方でアナログツールの強みは、
・メモやタスクなども併せた一元管理ができる
・文字だけでなく図やイラストを描いたり付箋を使ったりできて自由度が高い
・電話しながら予定を確認できる
・色ペンやシール、マステなどでデコレーションを楽しめる
・見たいページをパッと開ける
・充電が切れる心配がない

など。
どちらか一方ではなく、それぞれの強みの“いいとこ取り”をして両方活用することで、スムーズなスケジュール管理ができ、オンもオフも充実した時間を過ごせると思います。

まずは、仕事上での手帳活用例について。仕事上のスケジュール管理は、デジタルツールで効率的に＆シンプル管理するのがオススメ。デジタルスケジュール管理の利点は、何といっても関係者と予定を共有できること。複数名の会議予約はもちろん、作業にあてたい時間も「予定」として入れておけば、周囲に知らせることができます。

オンライン会議のURLをスケジュールと同期させておく、ルーティン業務の繰り返し登録、アラーム機能などもデジタルならではの便利さです。一方で、タスク管理は手帳がオススメ。自分だけのタスクや計画を管理したい場合に補完ツールとして手帳を併用するのが便利です。

NOLTY　アクセスA5-5 週間ブロックタイプ

自分のタスク管理には、週間ブロックタイプのように１日の記入スペースを広くとっているレイアウトがおすすめ。日ごとのタスクを書き出すことで、業務の抜けや漏れ防止はもちろん、１週間の業務量が可視化でき、１週間の業務配分や残業の予定を立てるのにも役立ちます。備忘録として、その日の予定に付随したメモを書いておくこともできます。また、終わった業務にチェック印を入れるのも、達成感を感じられますよね。

NOLTY　エクリA5メモ

もう１つのおすすめは「日付入りノート感覚」で使えるメモ優先型のレイアウト。オンライン会議などPCを使用している場合は手書きでメモすることも多いのではないでしょうか。自由に記入できるスペースが広く、線を書いて書く内容を区切ってもよし、図を書いて内容を整理するのにもぴったりです。「あの日の会議のメモはどこだっけ？」という際、日付と紐づけてすぐに開いて確認することもできます。

NOLTY　アクセスA5ガントチャート

1ヵ月の予定を俯瞰しやすいガントチャートタイプは、同時に複数の案件が進行している場合に書き分けができるので、どの時期に締め切りや作業が集中しそうか、目でみて把握することができます。矢印を引いたり丸で囲んで目立たせたり、自分がわかりやすいアテンションをつけることもできます。

ペイジェム　マンスリーA6-i

ルーティンワークが多く細かくタスク管理しなくていい場合は、仕事の予定はデジタルスケジューラーのみの管理でも足りるでしょう。とはいえ、そこにプライベートの予定を入れるわけにはいきません。そんな場合も手帳が大活躍。わくわくする予定はカラーペンやシールを活用したりすると、見ているだけでも楽しくなります。気軽に持ち運べるコンパクトサイズもおすすめです。

ペイジェム　ミネットB6フリーログ

【通販限定】　NOLTY　能率手帳デイリーブック

まだ外出や人と会う機会が制限される生活が続きそうですが、そんなときには簡単な日記を書いてみるのもいいですよ。手書きで書くことで気持ちが落ち着いたり、自分がやりたかったことを思い出したりします。自分と向き合う時間を作ると、１日の中で小さな幸せをいくつも見つけられたりも。日付が入っていないものを選べば「毎日書かなくちゃ！」というプレッシャーもありません。書きたいときから始められるレイアウトを選ぶのも、手帳を続けられるコツの１つです。

さぁ、今年こそは手帳を使ってみよう！と思ったけどなんだかうまく書けなくて手帳を数か月でギブアップ……という方もいるのではないでしょうか。実は私もこの会社に入社するまでは、手帳を全く活用できていませんでした。まずは簡単なことから「マイルール」を決めて始めることで、グンと手帳が見やすくなります。できそうなことから取り入れてみてくださいね。

①ペンの色を使い分ける
手帳には決まったペンで書くと、統一感があり見やすくなります。色分けをする場合は、3色くらいまで。たとえば決まっている予定は黒、自分のタスクや作業は青、締め切りは赤と分けたり。ほとんどの予定はこの３色で書き分けることができ、手帳を開くだけでパッと視覚的に必要な情報を確認することができます。

②書く場所を決めておく
例えば、月間カレンダーの場合は仕事の予定は上に、プライベートの予定は下に、など。「タスク管理」「メモ」「この週にやっておきたいこと」などの場所を決めておくと、記入することが発生した時に迷わずに記入することができます。メモの量が多くて書ききれない場合は手帳のサイズを大きくするか、ノートと併用するのもアリ。また、書く時間を決めて手帳を活用することもおすすめです。私は朝に１日の予定を確認し、退勤前に明日への繰り越しや申し送り事項を記入するようにしています。

③付箋の活用
仮の予定やとっさのメモように、決まっていない予定や流動的な予定は付箋に書いて「仮置き」しておくと便利です。特に会議の予定に複数候補がある場合、付箋で予定をブロックしておくと便利です。また、納期に余裕のあるタスクなどは付箋に書いておいて、今週できなかったら翌週に貼りなおす、などの使い方もタスクの書き直しが不要になります。少量の付箋を手帳にストックしておくと、とっさのメモにも使えます。

④スタンプやシールを使って簡単管理＆デコレーション

自分の好きなペンやシールを使うことができるのも手帳の楽しみの１つですよね。最近は手帳と親和性の高い文房具もたくさん出ています。例えば、消せるタイプの小さなスタンプを活用して出社管理をすれば、急に予定が変わっても簡単に変更できることができます。また、習慣化しているものの記録は、きれいに丸が書けるマーカーを使えばシールのように簡単に印をつけることができます。ペンやシールを自分の好きな色でまとめてみると、手帳を開くのも楽しみになりますよ！
 

NOLTY ポケットカジュアル2

⑤目標を書く
新しい手帳を書き始めるとき、新しい月や週が始まるときなどの節目は、どんな時間を過ごしていきたいかを書き出してみましょう。書きだすことで意識が高まり「いつかやってみたい」を実現するために「今月これをやってみよう！」と、実現に向けて一歩踏み出すきっかけになります。１年の目標はよく目につくように最初のページに書いておくのも◎。１年の目標はハードルが高い……という方は、小さなことでもやってみたいことをとにかく書き出すだけでも１年にかける思いが変わってきますよ。年末に何個できたか振り返りも自分の楽しいマイイベントになりそうですね。

手帳選びは、自分のライフスタイルに合っているかどうかがポイント。大きく分けて「月間タイプ」と「週間タイプ」の２つがあります。1ヵ月の予定を俯瞰して確認したい方

NOLTY アクセスA5マンスリー

見開きで１か月の予定を見渡せる「月間タイプ」。日ごとの細かな時間管理よりも、１ヶ月の予定を見渡せることが重要な営業事務や経理などルーティンワークが中心の方におすすめです。「月曜始まり」と「日曜始まり」のレイアウトがあり、平日に仕事の方は週末の予定がまとめて見やすい「月曜始まり」を選んでみてください。月間タイプは週間タイプの手帳に比べて薄くて軽いので、持ち運びにも便利。インデックス付きだと見たいページをパッと開けます。

一方、週ごとに記入欄があって、多種多様なレイアウトがそろっているのが「週間タイプ」。デジタルとの併用もあわせて自分が手帳で何を実現したいかでレイアウトを選んでみましょう。１つの判断基準としては、手帳で時間目盛りを使って細かくスケジュール管理をするかどうかです。スケジュール管理をしたい方は、１日ごとの時間軸が縦に入っている「バーチカルタイプ」や左ページがスケジュール管理、右ページがメモスペースになっている「レフトタイプ」がおすすめです。

NOLTY　キャレルB6ウィーク１

１日の記入スペースを横に広くとっているのが「メモタイプ」。１日のスケジュール管理はデジタルで行い、１日ごとの記録を残しておきたい人におすすめです。「メモタイプ」の場合は時間軸がついているものもあるので、スケジュール管理と併用も可能です。仕事のメモはもちろん、日記として活用するのもいいですね。

NOLTY　エクリB6メモ

「週間方眼メモタイプ」は上部に１週間のスケジュールが記載されていて、下部は方眼メモとなっています。自由度が高いレイアウトなのでタスク管理はもちろん、日々の記録やアイデアなど自由に書くことができます。また、方眼を利用すれば簡単に表や図をかくこともできます。記入内容や量が日ごとに変動する方にもおすすめ。

今はスケジュールアプリの種類も機能も豊富なのでスケジュールアプリ選びも迷いますよね。個人で使うか、家族や友人、職場の人などと共有して使うかで選ぶアプリは変わってきますが、個人でしっかりとスケジュール管理を行うのにおすすめアプリは「Lifebear」と「ジョルテ」です。

<Lifebear>

<ジョルテ>

この２つはとにかく機能満載。バックアップもできるので機種変更や万が一の際に安心です。月・週・日ごとの予定管理はもちろん、タスク管理や日記も入力できるので、スマホで一括管理したい人におすすめ。とくにジョルテはお天気やゴミの日、スポーツ観戦日などの外部連携ができる点で、プライベートとあわせた予定の計画にも便利です。

一方で、簡単に予定管理をしたい方は「Yahoo!カレンダー」がおすすめです。さまざまなスタンプが用意されていて、視覚的に予定がわかりやすいのもポイント。スケジュールアプリは機能性で選ぶのはもちろんですが、気になるものをいくつかダウンロードしてデザインや操作性など、直感的に使いやすそうだと思うものを選んでみてください。

オンもオフも自分らしい時間を過ごすために、デジタルとアナログのいいところを活用して今年こそスケジュール管理上手になりましょう！　暮らしに手帳を取り入れることで、忙しい毎日がもっと豊かになるかもしれません。

（※写真の手帳は最新の商品ではなく参考のものです）